¿Es obligatorio dar el correo electrónico y el teléfono personal a la empresa?

Si una empresa exige al trabajador que le dé un correo electrónico y un teléfono personal, ¿es legal? Una reciente sentencia del Tribunal Supremo permite a la empresa exigir al trabajador un correo electrónico y teléfono personal, en determinados casos muy concretos. En este artículo analizamos qué dice la ley y qué dicen los tribunales sobre este aspecto.

¿Qué dice la normativa sobre este tema?

En relación con el correo electrónico y el teléfono personal con respecto a la empresa en la que trabaja una persona, debemos considerar dos normativas esenciales:

- Ley de Protección de Datos y Personales y garantía de los derechos digitales.

Esta norma se refiere a varios aspectos importantes (que se relacionan con el Reglamento General de Protección de Datos a nivel europeo):

• Principio de minimización de datos. Se debe garantizar que solo sean objeto de tratamiento los datos estrictamente necesarios para los fines específicos. Por lo tanto, solo pueden recopilarse datos que sean necesarios para cumplir los fines legítimos de la relación laboral. Se debe valorar si el número de teléfono personal y el correo electrónico personal son esenciales para que el trabajador cumpla sus obligaciones laborales. 
• Derecho a la desconexión digital. Con este derecho se garantiza que fuera del tiempo de trabajo, dedicado al descanso, a los permisos o a las vacaciones, los trabajadores tienen derecho a la desconexión digital.

- Reglamento General de Protección de Datos.

Regula los casos en los que el tratamiento de datos es legítimo y establece que lo será si se cumple varias condiciones como la siguiente: “el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales”.

- Estatuto de los Trabajadores.

Establece, entre los deberes básicos de los trabajadores, cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad con las reglas de la buena fe y diligencia.

- Ley de trabajo a distancia.

Regula en el artículo 17.2 que la empresa no podrá exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora, ni la utilización de estos dispositivos en el desarrollo del trabajo a distancia.

Pero, ¿es lícito que la empresa exija a un empleado un móvil o un correo personal? Veamos qué dice el Tribunal Supremo.

El Tribunal Supremo sostiene que los empleados no están obligados a dar su móvil o correo personales a la empresa

En el año 2015 el Tribunal Supremo analizó un caso en el que una empresa incorporaba en los contratos de trabajo una cláusula en la que se establecía lo siguiente: “ambas partes convienen expresamente que cualquier tipo de comunicación relativa a este contrato, a la relación laboral o al puesto de trabajo, podrá ser enviada al trabajador vía SMS o vía correo electrónico, mediante mensaje de texto o documento adjunto al mismo, según los datos facilitados por el trabajador a efectos de contacto. Cualquier cambio o incidencia con respecto a los mismos, deberá ser comunicada a la empresa de forma fehaciente y a la mayor brevedad posible”.

El Tribunal supremo acepta que de forma voluntaria puedan ponerse a disposición de la empresa esos datos, pero se opone a que se incluya una cláusula tipo por la que el trabajador consiente al tratamiento y uso de esos datos personales.

En este caso, el Tribunal Supremo considera que los datos que incorporan al contrato (teléfono móvil y correo electrónico) no están exentos de consentimiento del trabajador porque no son necesarios para el cumplimiento del contrato de trabajo.

En el año 2024 el Tribunal Supremo analizó otro caso en el que una empresa gestionaba un 80% de su plantilla en modalidad de teletrabajo y exigía a los trabajadores que proporcionaran un correo personal para los trámites laborales. Sin embargo, en estos casos la Ley del trabajo a distancia considera el correo electrónico como un medio esencial para realizar la actividad por lo que la empresa debe proporcionarlo, por lo tanto, la sentencia declara que no es válido que la empresa obligue a los trabajadores a usar su correo electrónico personal para temas laborales, y tampoco es válido que incluya texto en los contratos de trabajo. Se entiende que vulnera los derechos fundamentales a la intimidad y a la protección de datos.

¿Hay casos en los que es legítimo que la empresa exija el correo y el móvil personal del trabajador?

La respuesta es que sí, pero hay que analizar el caso con atención para ver la particularidad. Se trata de una sentencia del Tribunal Supremo de abril de 2025 (STS 1514/2025 de 2 de abril de 2025) en la que se analiza un caso en el que una empresa utilizaba un contrato tipo de trabajo a distancia en el que establecía que el trabajador facilitará a la empresa su correo electrónico y número de teléfono personal por si fuera necesario contactar con él por urgencias del servicio. Además, establecía que el trabajador tendrá derecho a la desconexión digital cuando su jornada de trabajo hubiese finalizado salvo que concurran las circunstancias de urgencia justificada. Se considera que existen circunstancias de urgencias picadas y que vas a tener un perjuicio empresarial o del negocio cuya urgencia temporal requiere una respuesta o atención inmediata por parte de trabajador.

Inicialmente, el caso fue analizado por la Audiencia Nacional que consideró nula la cláusula que establecía la obligación del trabajador de facilitar a la empresa su correo electrónico y móvil personal, por si fuera necesario contactar con él por urgencias del servicio.

En este caso, el Tribunal Supremo elimina el fallo de la Audiencia Nacional y considera varias cuestiones:

• El correo electrónico y el móvil personal pueden ser necesarios adicionalmente para el cumplimiento del contrato de trabajo.
• Estos medios solo pueden ser utilizados por la empresa en casos de urgencia de servicio.

Por lo tanto, en base a todo lo anterior, la clave está en si esos medios (el teléfono y el correo personales) son necesarios para la ejecución del contrato de trabajo o no y si se utilizarán solo en caso de urgencia del servicio. Porque si no son necesarios la cláusula que los exija puede declararse nula.

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